Fr AVIS A MANIFESTATION D'INTERET POUR LA MISE EN ŒUVRE DES SUBVENTIONS DU FONDS MONDIAL GC7 2024-2026
Source de financement : Fonds Mondial de lutte contre le SIDA, la Tuberculose et le Paludisme
Référence : AMI N°013/SANRU/FM/GC7/2024
Date de publication : Mardi 15 octobre 2024
Date de clôture : Mardi 29 octobre 2024, 15 heures (heure de Kinshasa)
A L'INTENTION DES CANDIDATS SOUS-RECIPIENDAIRES TRANSVERSAUX
I - CONTEXTE & JUSTIFICATION
La République Démocratique du Congo a obtenu un financement dans le cadre du 7ème cycle de financement (GC7) pour la période 2024-2026, articulé autour de sa stratégie «Combattre les pandémies et bâtir un monde meilleur et plus équitable» avec pour vision, l'accélération de la riposte au VIH/Sida, à la Tuberculose et au Paludisme ainsi que le renforcement du système de Santé. Cette demande de financement a pour but d'obtenir plus d'impact dans la lutte contre les trois maladies. Sur base de son expérience, SANRU a été recruté comme principal récipiendaire (PR) de la société civile à côté de la CAGF qui représente la partie gouvernementale dans le 7ème cycle de financement (GC7) du Fonds Mondial pour la période 2024-2026.
Ce financement, succédant au projet NMF3, vise la réduction de la morbidité et de la mortalité sur les trois (3) maladies afin de maintenir les acquis réalisés de plus d'une décennie. La mise en œuvre de ces différents financements requiert une bonne compréhension des points importants relevés dans l'AMI, à savoir : (I) priorisation des DPS, (2) résultats attendus par domaine pour chaque DPS, (3) une bonne planification des activités et (4) une bonne coordination entre les différents intervenants.
Pour plus d'efficacité et dans le cadre de la rationalisation, il a été convenu de confier les interventions pour la lutte contre le paludisme à un seul sous-récipiendaire (SR) dit transversal dans chacune de seize (16) provinces de convergence pour la gestion des activités sur terrain.
Après un processus de recrutement des SR Malaria en cours qui s'est montré infructueux pour trois DPS à savoir Tshuapa, Mai-Ndombe et Sud Ubangi, SANRU après concertation avec le Fonds mondial, a pris l'option de relancer le processus de sélection des candidats SR pour les trois DPS précitées dans le cadre de la composante Malaria. C'est dans ce cadre que SANRU prévoit de recruter dans les 3 DPS de convergence, d'ici la fin de mois de novembre 2024 trois Sous-Récipiendaires devant assurer la mise en œuvre de subventions Malaria au niveau des zones de santé. Les candidats Sous-Récipiendaires potentiels pour la composante Malaria devront soumettre leurs propositions techniques et des documents administratifs requis pour évaluation par le Comité Technique Indépendant d'Analyse des Propositions (CTIAP) des SR mis en place.
Les termes de référence en annexe présentent les rôles et responsabilités des sous bénéficiaires transversaux conjoints et non conjoints dans la mise en œuvre de ces interventions dans le cadre de la subvention GC7 Fonds Mondial durant la période 2024-2026.
Pour garantir une mise en œuvre efficace des activités sur terrain et un fonctionnement optimal, entre d'une part, des organisations Sous Récipiendaires et d'autre part, des structures décentralisées du ministère de la Sante Publique Hygiène, Prévention et Prévoyance Sociale (MSPHPPS) ainsi que des autres parties prenantes, SANRU propose les principes directeurs suivants :
⦁ Equilibrer la compétition dans la sélection des SR en créant deux type des SR : SR Transversaux Conjoints ou non conjoints dans les DPS de convergence
Cette distinction permet de différencier les deux types de candidats, le premier type concerne des candidats qui soumettrons pour la réalisation des activités dans les 3 provinces de convergence pour les trois maladies (VIH, Tuberculose et Malaria Routine). Et le second type concerne des candidats qui soumettront pour la réalisation des activités dans les trois provinces pour les maladies séparément (soit composante VIH-Tuberculose soit composante Malaria Routine)
Les Transversaux conjoints : sont ceux utilisés dans la mise en œuvre du paquet d'interventions globales de prévention et de prise en charge pour VIH, Tuberculose et Malaria Routine ainsi que Covid-19 dans les 3 provinces convergentes. Il s'agit des SR ayant des capacités avérées en ce qui concerne la gestion des subventions importantes dans les DPS, spécifiquement des capacités en gestion des approvisionnements/logistiques et gestion financière ainsi que techniques.
Les Transversaux non conjoints : sont ceux utilisés dans la mise en œuvre du paquet d'interventions globales de prévention et de prise en charge pour soit la composante VIH- Tuberculose, soit pour la composante Malaria Routine ainsi que Covid-19 dans les 3 provinces convergentes. Il s'agit des SR ayant des capacités avérées en ce qui concerne la gestion des subventions importantes dans les DPS, spécifiquement des capacités en gestion des approvisionnements/logistiques et gestion financière ainsi que techniques.
Le présent AMI concerne le recrutement de SR Transversaux Conjoints ou non conjoints pour les 3 provinces de convergence (Tshuapa. Mai-Ndombe et Sud Ubangi) pour la composante Malaria Routine.
⦁ Avoir un seul SR par province
Par principe, un seul sous récipiendaire est souhaitable par province convergente. Mais exceptionnellement, les contraintes budgétaires, la disponibilité limitée des candidats SR compétents ayant soumis pour une province et la capacité gestionnaire de certaines organisations candidates seront des facteurs susceptibles d'entrainer des dérogations à cette règle. Le CTIAP fera des propositions à la Commission Unique et Élargie de la Passation de marchés ad hoc qui sera instituée pour prise de décision. Cependant, cette dérogation est limitée à l'attribution de 2 provinces pour des nouveaux SRs dans la mise en œuvre des interventions de routine pour la composante malaria. En plus, pour la subvention GC7, il y a deux PRs (SANRU et PNUD) qui conduisent séparément le processus de recrutement de SR transversaux conjoints ou non conjoints pour la composante attribuée à chacun par le Pays.
⦁ Réduire les coûts des transactions :
Pour optimaliser les coûts de transactions, il serait souhaitable de considérer des candidats SRs ayant des potentiels effectifs pouvant créer des synergies et intégration des trois maladies (Malaria Routine, VIH et Tuberculose) par rapport aux autres parties prenantes. La capacité démontrée du candidat SR de gérer à la fois les trois maladies (VIH, Tuberculose et Malaria Routine) dans les trois provinces est un atout majeur dans l'attribution des lots.
⦁ Bâtir la continuité du GC7 à partir des expériences positives du NMF3 ainsi que les acteurs performants
Pas de reconduction automatique des SR actuels sous NMF3 car tous seront appelés à soumissionner tout en sachant que les meilleurs SR de la subvention NMF3 présenteront des soumissions plus compétitives. Ainsi, une note additionnelle comme bonus sera appliquée aux meilleurs SR de la subvention en cours qui auront un rating très satisfaisant à l’évaluation du T4 2023 de manière qu’ils peuvent être maintenus dans leurs clusters actuels (NMF3) afin d’assurer la continuité des interventions et surtout consolider les performances.
Pour départager deux candidats anciens SR NMF3 ou un candidat ancien SR NMRF3 et un candidat nouveau SR pour la composante Malaria Routine ayant la même cote, c’est le rating des candidats anciens SR qui sera déterminant. Par contre, pour partager deux candidats nouveaux SR pour la composante Malaria Routine ayant la même cote, les résultats de la visite de terrain trancheront.
⦁ Contractualisation avec les candidats SR sur une base annuelle renouvelable en fonction de leurs performances
Les Candidats SR qui auront à satisfaire signeront des contrats annuels renouvelables en fonction de leurs rendements. Cette disposition permettra de créer une émulation dans chacun d’eux de manière à garantir les prestations de qualité susceptibles de nous conduire aux résultats escomptés.
II - OBJECTIF DE L’AVIS A MANIFESTATION D’INTERET
En perspective de la mise en œuvre de subvention du GC7 du FM composantes VIH- Tuberculose et Malaria Routine, le PR SANRU ASBL lance, en mode urgence, un processus de sélection de Sous-Récipiendaires pour assurer une mise en œuvre efficace et efficiente des subventions gagnées par le pays.
Le présent Avis à Manifestation d’Intérêt concerne 3 DPS convergentes et a pour objectif de constituer une liste restreinte de candidats SR en fonction de leurs capacités institutionnelles et gestionnaires pour la gestion de subvention ainsi que de la qualité de leurs propositions techniques.
Cet AMI concerne les organisations tant nationales qu’internationales pour autant qu’elles fassent preuve de très bonnes connaissances des provinces ciblées (Tshuapa, Mai-Ndombe et Sud-Ubangi), ou avoir des antécédents d’interventions similaires dans lesdites provinces avec des projets gérés antérieurement ou en cours de gestion pendant la réponse au présent AMI.
III - DETERMINATION DES LOTS
Les zones de santé sont regroupées en trois (3) DPS (voir tableau I ci-dessous)
Chaque DPS constitue un lot à part entière et tous les lots sont ouverts. Les Lots seront adjugés aux meilleurs candidats ou soumissionnaires parmi ceux ayant postulé c’est-à-dire celui qui obtiendra la meilleure note à l’issue du processus de l’évaluation.
Tableau I : Cartographies des provinces ouvertes
Province DPS TOTAL ZS/DPS PR Paludisme (nbre ZS) PR VIH (nbre ZS)
1 SUD UBANGI
SUD UBANGI 16 16 5
2 TSHUAPA TSHUAPA 12 12 1
3 MAI NDOMBE MAI NDOMBE 14 14 7
TOTAL 42 42 13
IV - PROFILS DES SOUMISSIONNAIRES
Peuvent soumissionner les organisations à base communautaire, confessionnelle, les associations à but non lucratif, les Etablissements d’Utilité Publique, les ONG nationales et les ONG internationales, dans la lutte contre le paludisme et/ou contre le VIH-TUB, présent dans la DPS sollicitée et ayant des capacités avérées en gestion des approvisionnements /la logistique, dans l’analyse des données et dans la gestion financière.
V - CRITERES DE QUALIFICATION
L’analyse des dossiers de soumission passera par trois étapes :
(a) La recevabilité du dossier qui consistera à vérifier la présence des documents demandés dans l’AMI par la commission d’ouverture de plis. Les réponses seront qualitatives (OUI ou NON). L’absence d’un document demandé dans l’AMI rendra le dossier non recevable, donc non exploitable par le CTIAP. Le début de travaux de CTIAP est conditionné par la remise et reprise des dossiers jugés recevables par la commission d’ouverture de plis.
(b) L’éligibilité du dossier qui consistera à vérifier la qualité des documents jugés recevables par la commission d’ouverture de plis notamment :
⦁ Formats souhaités de documents à soumettre : sans être exhaustif, les documents soumis ci bas listés ne doivent pas manquer les points évoqués ci-dessous
1. Rapport d’activités : objectifs, résultats, défis/contraintes, partie financière…
2. Note conceptuelle : compréhension de la mission, cadre conceptuel, montage de mise en œuvre, mode de fonctionnement, …
3. Proposition technique : stratégies de mise en œuvre, principales activités, cadre de suivi et évaluation, gestion des risques programmatiques, …
4. Plan de mise en œuvre : chronogramme, responsabilités, indicateurs de processus,
5. Plan de gestion de risques : par domaine (management, logistique/GAS, finances et programmatique), identification des risques, leur analyse, mesures de leur mitigation, …
⦁ Authenticité (signature et/ou sceau)
⦁ Période de validité exigée dans l’AMI
L’éligibilité du dossier, c’est aussi la vérification de conditions d’exclusion indiquées dans l’AMI au 3ème paragraphe du point II et au 1er paragraphe du point VI.
Les réponses seront qualitatives (OUI ou NON). Une réponse NON à un des critères entraîne l’inéligibilité du dossier.
(c) La pré qualification qui consiste à coter les éléments du dossier éligible conformément aux critères de la grille de cotation ad hoc en annexe.
Le dossier est pré qualifié s’il satisfait aux cinq critères majeurs en orange dans la grille (onglet pré qualification). Il s’agit de (i) la présentation et les documents justifiant l’existence de l’organisation, (ii) l’existence de rapport programmatique et financier, (iii) l’existence des rapports d’audit externe financier, (iv) les références de prestations similaires et (v) la pertinence de la proposition technique ainsi que le plan de mise en œuvre et 2) Obtenir une cotation totale d’au moins 80% (80 points). Le dossier sera Non pré qualifié pour une cotation à moins de 80% (80 points) et/ou un de cinq critères majeurs n’est pas satisfait (avoir moins de la moyenne du maximum de la cote de l’un des critères majeurs).
(d) La Qualification de candidats : Il s’agit ici d’une analyse approfondie du contenu et de la pertinence de chaque élément de documents constitutifs des dossiers.
La grille Excel (grille de sélection des candidats SR transversaux GC7) en annexe montre les trois onglets faisant référence aux trois précédents points développés (b, c et d).
Les critères de qualification sont les suivants :
⦁ Être une organisation active en RDC ;
⦁ Justifier des capacités de gestion administrative, technique et financière des projets financés par les bailleurs de fonds avec un personnel suffisant qui dispose des qualifications professionnelles et d’une expérience d’au moins 3 ans en matière de procédures de gestion des programmes à financements internationaux et d’exécution des projets ;
⦁ Disposer de références documentées dans la lutte contre le Paludisme et/ou le VIH-TUB spécialement en gestion des approvisionnements/logistique ainsi que dans les autres domaines de la santé.
⦁ Disposer d’une capacité financière et de moyens matériels et nécessaires à la réalisation de la mission (matériel informatique, matériel roulant, etc.) ;
⦁ Présenter une proposition technique pertinente et de qualité ;
⦁ Avoir un plan de gestion de risques.
⦁ Avoir de preuves d’audit externe financier pour les années 2021 et 2022
SANRU tient à signaler aux organisations intéressées qu’en plus de l’examen des documents ci-haut énumérés, une mission d’évaluation sur terrain des capacités des candidats sous récipiendaires retenus sur la liste restreinte sera réalisée par des équipes du Comité Technique Indépendant d’Analyse de Propositions (CTIAP) (SANRU, CTIAP, ministère de la Santé et autres partenaires désignés par le PR pendant la période d’examen des soumissions. Cette évaluation sera conduite aussi bien dans les quartiers généraux ou dans les bureaux provinciaux de mise en œuvre des organisations soumissionnaires retenues sur la liste restreinte. Cette évaluation se fera de facto pour les nouveaux candidats SR et au cas par cas pour les anciens SR sur orientation du PR.
L’évaluation in situ des capacités des candidats sous-récipiendaires retenus sur la liste restreinte portera sur :
⦁ L’évaluation des capacités financières (gestion comptable, contrôle interne et atténuation des risques financiers) ;
⦁ L’évaluation de la gestion programmatique (plan de suivi et évaluation et renforcement des capacités du personnel) ;
⦁ L’évaluation des capacités organisationnelles (fonctionnalités des organes de gestion) ;
⦁ L’évaluation de la capacité de débuter promptement les activités dans la province sollicitée.
Le but final de l’évaluation sera celui de classifier les candidats SRs suivant leurs capacités à gérer les risques. Ceci pour permettre aux Principaux Récipiendaires d’identifier, selon les cas, les mécanismes de renforcement et d’accompagnement à mettre en place pour s’assurer d’une bonne mise en œuvre par les SR qui seront retenus.
Tous les candidats Sous-Récipiendaires présentant le niveau des risques opérationnels (programmatiques, gouvernance et financiers) élevé suivant le critérium pré établi (moins de 70% de cotes pour la visite de terrain) ne seront pas retenus.
VI – DOSSIER DE CANDIDATURE
Les candidats à cet Avis à Manifestation d’Intérêt, devront fournir les documents ci-après, présentés en un seul volume relié par lot ou par DPS exclusivement en langue française :
⦁ La lettre de motivation du candidat justifiant l’intérêt à vouloir exécuter cette prestation tout en spécifiant la(les) province (s) d’intérêt ;
⦁ La présentation de l’organisation (Nom de l’organisation, Sigle, Nature de l’organisation, organigramme, Localisation, historique, les domaines d’intervention, réalisations, nombre de membres en spécifiant les salariés, les intervenants ponctuels et les bénévoles ; Budget annuel: montant annuel, …)
⦁ L’existence légale de l’organisation (Personnalité juridique ou F-92, Statuts légalisés, Règlement d’ordre intérieur) ;
⦁ Le rapport d’activité programmatique et financier de l’organisation pour l’année 2022 (maximum 15 pages) ;
Les rapports d’audit externe financier pour deux années 2021 et 2022 ;
5) Liste de références des prestations similaires dans la lutte contre le paludisme et /ou le VIH-TUB ainsi que dans les autres domaines de la santé comprises entre 2018 et 2022. Chaque référence doit être accompagnée par une copie de l’attestation de bonne fin d’exécution ou du contrat,
6) Une note conceptuelle détaillant l’organisation qu’il compte mettre en place pour l’exécution de la mission et son mode de fonctionnement,
7) La liste du personnel appelé à réaliser la mission du projet tout en sachant que la liste minimale de postes commis à 100% au projet est :
⦁ Un chef de(s) projet(s) ayant un profil de Manager avec au moins trois ans d’expérience dans la mise en œuvre des projets de santé publique similaires aux subventions à exécuter,
⦁ Un Financier avec un recul dans la gestion de projets similaires aux subventions actuelles, ayant un recul d’au moins trois ans dans la gestion financière des projets,
⦁ Un Pharmacien ou un logisticien responsable de la gestion des instants et de suivi de consommation tant au niveau de BCZS que des ESS, ayant un recul d’au moins trois ans dans le domaine gestion des intrants
⦁ Un chargé de suivi et Evaluation ayant un recul d’au moins trois ans dans le domaine de suivi et évaluation
8) Les CV de chaque personnel-clés et l’attestation de disponibilité datés et signés par chaque concerné (personnel-clé) ;
9) La proposition technique et le plan de mise en œuvre détaillé (Maximum 15 pages)
10) Un plan de gestion de risques programmatique, financiers, logistiques /GAS et Managérial
VI-L’AMI ET LES ANNEXES (A télécharger dans les sites Web SANRU : www.sanru.org
1. Termes de références de SRs pour les subventions VIH-TUB et /ou Malaria Routine (annexe1)
2. Liste des zones de santé par province de convergence pour les activités Malaria routine et/ou, VIH et Tuberculose (annexe2)
3. Grille d’évaluation documentaire de la sélection de SR transversaux GC7 (annexe3)
4. Grille d’évaluation de terrain de la sélection de SR transversaux GC7 (annexe4)
VII-DEPOT DES DOSSIERS
Toute organisation intéressée doit transmettre son dossier sous pli fermé en quatre (4) copies (1 avec marque « original » +3 avec marque « copie » dures ainsi qu’en soft dans un disque dure extérieur (ou clé USB) à l’adresse ci-dessous avec mention
AVIS A MANIFESTATION D’INTERET N°013/SANRU/FM/GC7/2024 : RECRUTEMENT DES CANDIDATS SOUS RECIPIENDAIRES (SR) DANS LE CADRE DE LA MISE EN ŒUVRE PAR SANRU DES PROJETS FONDS MONDIAL EN RDC POUR 3 DPS (TSHUAPA, MAI NDOMBE ET SUD UBANGI).
A l’intention du Directeur Exécutif de SANRU ASBL
Lieu de dépôt :
Price water house Coopers SAS
Immeuble MIDEMA, 13, AV. MONGALA, Gombe, Kinshasa République Démocratique du Congo
Tous les dossiers doivent être déposés au plus tard le mardi 29 octobre 2024 à 15 heures (heure de Kinshasa). Les bureaux Price water house Coopers SAS seront ouverts de lundi à vendredi entre 11 heures et 15 heures 30 précises (heure de Kinshasa) pour cet effet.
Les dossiers seront déposés moyennant un accusé de réception.
VIII – RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES
Les renseignements complémentaires pourront être demandés à travers les adresses électroniques suivantes : pour la subvention Malaria Routine
Fait à Kinshasa, le 15 octobre 2024
Pour SANRU
Dr. NGOMA MIEZI KINTAUDI, MPH, Ph.D.
Directeur Exécutif
